发文字号是由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。
其中，发文代字由发文机关自行拟定，固定使用，不能经常更改。年份用六角括号括起，顺序号不用括号。
发文字号，即发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号，是由发文机关的收发文责任部门负责统一编排的。它是文件的唯一标识，也是归档、查询、保管和利用文件的重要依据。本文将从法律角度对发文字号进行解析，以帮助读者更好地理解这一概念及其在法律中的作用。
一、发文字号的法律规定
在中国，关于发文字号的法律规定主要体现在《中华人民共和国政府文件管理条例》中。该条例明确规定，各级政府机关应当按照国家有关规定，对本机关的文件进行编号、登记、分送、归档和保管工作。其中，文件的编号包括发文机关的收发文责任部门负责编排的顺序编号和发文日期组成的流水号。这一规定为发文字号的使用提供了法律依据。
二、发文字号与法律责任
发文字号在法律中具有重要意义，它不仅能够帮助文件的归档、查询、保管和利用，还与法律责任密切相关。具体表现在以下几个方面：
证明文件的合法性：发文字号是政府机关依法行政的重要记录，可以用来证明文件的合法性。当发生法律法规争议时，发文字号可以作为重要证据，有助于维护当事人的合法权益。
作为行政复议、行政诉讼的依据：发文字号可以帮助行政复议机关、人民法院确定案件的具体受理范围和审查对象，从而保证行政复议、行政诉讼的公正性和有效性。
便于文件的统计和管理：发文字号可以用来统计各类政府文件的数量和种类，便于政府部门对文件进行统一管理和监督。
三、发文字号与文件管理
发文字号在文件管理中发挥着重要作用。各级政府机关应当加强对发文字号的管理，确保其准确无误、规范有序。具体措施包括：
做好发文机关收发文责任部门的工作交接，确保发文字号的准确编制。
建立健全发文字号的管理制度，明确各级发文机关和收发文责任部门的职责和权限。
加强发文字号的监督检查，对存在问题的单位和个人进行严肃处理。
利用信息技术手段，实现发文字号的电子化管理，提高工作效率。
发文字号在法律中具有重要地位，既是政府机关依法行政的重要记录，也是行政复议、行政诉讼的重要依据。各级政府机关应当重视发文字号的管理，确保其准确无误、规范有序，为维护国家法制和社会稳定作出贡献。
